Пошук
  • Lviv HR Solutions

Як автоматизація процесів економить гроші компаніям — розповідає HRD Ясміна Ільницька

Як компанія може економити значні суми завдяки автоматизації бізнес-процесів і чи замінить програма людину — досвідом ділиться HR директор Ясміна Ільницька.


Початок кар’єри


Я маю освіту в галузі комп’ютерних наук і хіміка. У 2012 році почала працювати хіміком-лаборантом. Та майже відразу мене перевели на посаду менеджера з адміністративної діяльності. Там я тісно співпрацювала з відділом кадрів — ця робота тоді мені дуже подобалась. Тож наступним місцем роботи стала юридична компанія, де працювала діловодом і займалась підбором персоналу. Вже за кілька місяців я повністю перейшла в рекрутинг і HR. Там довчилась і виросла як ейчар — проходила онлайн і офлайн курси, ходила на семінари, постійно працювала (і працюю далі) над підвищенням своєї кваліфікації. Зараз працюю HR-директором у дистрибюторській компанії, яка займається оптовою торгівлею.


Робота тепер


Мої обов’язки — всі питання, які пов’язані із системою управління персоналу. Це формування та оптимізація організаційної структури компанії, контроль процесу пошуку і найму працівників, адаптація новачків, системи матеріальної і нематеріальної мотивації, оцінка та розвиток компетенцій, корпоративна культура і командоутворення, кадрове діловодство і документообіг та стратегічне планування. Але основна моя спеціалізація — оптимізація і автоматизація бізнес-процесів компанії. Це те, що відрізняє мене від багатьох інших ейчарів на ринку.


В компанії я працюю вже два роки. Коли тільки прийшла, там вже було близько ста працівників. І тоді однією з основних проблем була комунікація: коли стільки людей працюють у різних філіях і спілкуються тільки через скайп, — виходить хаос. Тож перших пів року я активно пропагувала встановлення і впровадження Бітрікс 24.


Чому саме ця платформа? Бо це найбільш комплексне рішення за відносно невеликі гроші. Там є все, що потрібно торгівельній компанії: CRM, системи роботи із задачами, календарі, чати, відеозв’язок, маркетинг, розсилки, телефонія, бізнес-процеси, LMS (система навчання), конструктор сайтів, диск, списки ще багато іншого.


Я займаюсь не тільки ейчар-процесами — базові процеси ми з колегою налагодили добре. Ще працюю над автоматизацією бізнес-процесів у Бітрікс24.


Навіщо це потрібно?


Автоматизація бізнес-процесів дала компанії неймовірний поштовх для розвитку. Порахувати просто: на даний момент бізнес-процесом "Погодження та оплата рахунку" скористалися 6024 рази (це ті, які пройшли понад 3 етапи і були завершені). Припустимо, що один такий процес економить сумарно 10 хв робочого часу всіх працівників (працівника , керівника, директорів, бухгалтера). Це дуже грубо, адже на ті всі переписування, шукання, дубляжі платіжок йшло значно більше часу. Уявімо, що ми звільнили по 10 хв на всіх працівників, які залучені до процесу. Це означає, що за цей весь час бізнес-процес "Погодження та оплату рахунку" зекономив понад 1000 робочих годин.

Згрубша, середня заробітна плата по компанії складає 13 тис грн 20 робочих днів у місяці. Виходить, бізнес-процес зекономив компанії понад 81 000 грн. І це тільки за рік роботи одного автоматизованого процесу, а в нас їх запрограмовано і працює вже 17.


Як це працює?


Як приклад візьмемо проплату по рахунку. Раніше було так: людина надсилала рахунок електронною поштою директорам і кожних півгодини-годину перепитувала в чаті, чи його підписали, бо бухгалтерія без цього не може оплатити. Коли папір підписували, працівник відносив його до бухгалтерів і аж тоді проходила оплата.


Зараз все автоматизовано — людина просто вносить дані та підвантажує рахунок. Далі справа йде сама по собі — спершу до директорів, яким треба тільки натиснути кнопку “Погоджено”, “Відправити на доопрацювання” чи “Не погоджено”. Якщо все гаразд, тоді рахунок потрапляє в бухгалтерію. Бухгалтер знає, що з ним робити, бо сама програма підказує черговість дій. Під кожним процесом є чат, в якому можуть спілкуватись всі учасники.


Переваги:

  • виключає людський фактор помилки. Нема “Забув”, “Не туди заніс”, “Не ту печатку поставив”;

  • швидкість. В нашому бізнесі ти або швидкий, або мертвий. І автоматизація добре цьому сприяє;

  • простіша адаптація нових працівників — не треба витрачати час на навчання, програма сама підкаже новачку всі потрібні дії.


У Бітріксі є базові шаблони для основних бізнес-процесів типу відрядження, погодження відсутності та інші. Але їх потрібно адаптовувати для кожної компанії окремо, бо у кожній свої процеси та робочі нюанси. Раніше процеси для нас писала підрядна фірма, та це було не так ефективно. Куди кращі результати є тоді, коли всі бізнес-процеси прописує людина, яка безпосередньо працює в компанії. Особливо коли вона дотична до менеджменту і знає, як це все хоче бачити керівництво. Один бізнес-процес я можу написати за ніч, якщо дуже горить.

У нас техзавдання по бізнес-процесах пишеться так: “Ясміна, мені треба, щоб було оте і отак”. А яким чином це краще реалізувати — я розбираюсь самостійно, бо знаю, хто виконуватиме це завдання.


Які навички треба ейчару, щоб самостійно автоматизовувати процеси у себе в компанії?


Насамперед, це дискретна математика та основи програмування: алгоритми, типи даних та їхня обробка. Знати основи потрібно — ви все ж програму пишете, з усіма функціями, константами, змінними, циклами, лічильниками та іншим. Це не важко — потрібно тільки захотіти навчитись.


Чи зможе програма замінити людину?


Наразі не траплялось такого, щоб ми звільнили людину, бо написали відповідний бізнес-процес. Завдяки автоматизації ми змогли зробити більше тим самим складом команди, показати кращі результати, не збільшуючи штат. Автоматизація дозволяє підвищувати ефективність працівників. І це дуже цікавить бізнес, бо шалено економить час, гроші та нерви практично всій компанії. Мотивація працівників зростає. Попит на ринку на такі послуги швидко росте — я суджу по тому, скільки ейчарів і власників бізнесу до мене звертаються за консультацією.

Щодо повної заміни програми людиною — не думаю, що таке станеться. Програму теж потрібно обслуговувати і підтримувати, вдосконалювати. Тож у перспективі зміниться кваліфікація працівників, але потреба у персоналі не відпаде.


Та через автоматизацію багатьох процесів ринок праці безперечно зміниться. Відпадуть дуже прості професії — наприклад, оператори комп’ютерного набору. Рік-два — і не найматимуть окрему людину, яка буде бігати роздруковувати документи чи збирати підписи. Потребуватимуть людей, які обслуговуватимуть програми. От як зараз для роботи треба знати англійську, так в майбутньому потрібно буде володіти базовими навичками програмування.


Увесь світ стає більш технологічним, сфера HR — не виняток. Зараз на ринку праці є небагато ейчарів, які вміють і програмувати, і керувати людьми. І ще менше серед них хочуть працювати не в ІТ. Я почала вивчати комп’ютерні науки, коли вже працювала ейчаром. І на собі переконалась, що додаткові навички — це не тільки кращий прибуток для компанії, але і вища ціна для тебе як для спеціаліста.

133 перегляд
Userpic 1.png

МИ В СОЦІАЛЬНИХ МЕРЕЖАХ

  • LHRS на LinkedIn
  • LHRS на Facebook
  • LHRS на YouTube
  • LHRS у Instagram
  • HR Кав'ярня у Telegram

КОНТАКТИ
 

ТЕЛЕФОН


+38(097) 209 17 93 (Валерія)

+38(095) 885 01 08 (Дарія)

 

MAIL


Навчання:

education@hrlviv.com

Партнерство і загальні питання:

info@hrlviv.com

Рекрутинг та консалтинг:

solutions@hrlviv.com

АДРЕСА

м. Львів, вул. Героїв Майдану 15\4